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企画書の書き方での大事なポイントは「相手の理解」である

いままで大量の企画会議での承認や大小関わらず相談や提案を受け、決断を迫られることも無数にありました。また逆にこちらから提案を行い、承認を得る作業を数多く経験してきました。

その中で企画書を通す=承認を得るにあたって、一番必要となるポイントは相手を知る・理解することにあると考えています。

企画書の書き方での大事なポイントは「相手の理解」

企画書の書き方での大事なポイントは「相手の理解」

始めて企画書を作成する人にありがちなポイントとして、デザインから入るテクニック的な要素が盛り込まれている、無駄に長いけど結局何を伝えたかったのか、どのポイントに対して承認を得たいのか分からなくなることも多くあり、全員の時間が無駄に終わるケースもよく見ます。

ここでは最初の一歩として、相手の理解して相手に応じた資料を作成するための情報をお伝えできればと思います。

意識することでフォントやデザインを頑張ったり、グラフや図を多用するより遥かに効果的です。

目的は資料を作成することではなく承認を得ることであることを常に意識するようにしましょう。

また今回の内容は社内が対象になりますが、考え方自体は社外でも使える内容です。

ターゲットを明確にする

ターゲットを明確にする

まずはターゲットを明確にしましょう。

ターゲット=承認者が基本ですが、承認者が決まっているケースでも、企画承認会議などを実施する場合は承認者に影響を与える人が承認者の近くにいます。

特に決断力が欠けている人や周囲からの影響を受けやすい人が承認者である場合は、承認者に影響を与える人がターゲットになります。

複数存在する場合は優劣をつけて、一番影響を与える人をターゲットに設定します。

NGなのは企画承認会議の出席者全員に向けた、当たり障りのない内容になってしまうことです。全員ではなくターゲットを味方につけることが重要です。

相手のタイプを分析する

タイプ分け診断は世の中に無数にありますが、今回のケースで利用するのはハーマンモデルと言われている下記の4タイプによる分析となります。

相手のタイプを分析する

上記モデルを利用する意図としては分かりやすいこと、相手の行動や情報から推測しやすいことがあげられます。

いくつかポイントはありますが、大きな分類ポイントとしては、以下2点です。

・論理的か感情的か。感情論で進めるか論理の積み上げで進めるか
・革新的か保守的か。新しいことが好きかどうか

またターゲットと仕事をしたことがない場合は、ターゲットを把握できていない状態であるため、まずは知るところからスタートしましょう。

ターゲットを知っている人からヒアリングする、承認者が作成した資料を読む等のアクションが有効です。特に資料読み込みは特にテンプレート化されていない場合は癖が大きく出るので、上記4分類であれば、ある程度予測できます。

実際に関わってみると違ったということもありますが、相手を知ることで損はありません。知らない人だからといって無策で挑むのはやめましょう。

相手のタイプに応じた資料、説明を行う

相手のタイプに応じた資料、説明を行う

次はタイプごとの特徴とタイプに応じた進め方です。

◆Aタイプ:理性人

□特徴
論理的であることを最も重要視するため、とにかく数値根拠を必要とし求めてきます。コアな部分で定量的な説明が出来ていない場合は、一発アウトのケースも多いです。あまり妥協できるタイプもいない印象で、他が作りこまれていてもリトライになります。

□対応策
特徴を見ると厄介な風にも見えますが、内容次第では事前準備をしっかり行うことで一番話を通しやすいタイプです。正攻法できちんとストーリーが数値に基づいて組み立てられており、想定問答を事前に作っておけば大丈夫です。
反面、分が悪いものの通す必要がある場合は一気に難易度が跳ね上がるため、ターゲットに別な価値を提供する、周辺を味方につける等、違った視点からフォローすることも必要になります。

また否定的な意見から入ることも多いため、対立構造にならないように冷静に一つ一つを論理的に返していくことが求められます。

◆Bタイプ:堅実人

□特徴
過去事例や事実、手続きを重要視するタイプです。保守的な考え方が強く、あまり新しいものに対して積極的に進めようとするタイプではありません。過去成功からの再現性は一番高いタイプで、評価される傾向にあるため上長や評価者として出会うケースも多いように感じます。

□対応策
スケジュールや実施リスク、KPI定義などがきっちり検討されている点を感じさせることが出来れば問題ないです。競合他社事例や過去成功のケースなどを出すと効果が高い場面が多いです。逆に過去失敗している場合や同業他社が実施していないことを通したい場合は、説明を大量に求められることがあるので入念な準備が必要になります。
一言でいうと保守的なので、実施する内容に応じて企画にかける時間も変わってくるタイプです。

◆Cタイプ:感覚人

□特徴
感受性が強く、人間関係や周囲の同意を最優先に考慮します。ターゲットの項目で説明した「決断力が欠けている人や周囲からの影響を受けやすい人」は、このタイプが圧倒的に多い印象を受けます。そのためターゲットにはなりづらいですが、周りからの信頼は厚いため無視もできないという厄介なタイプです。

□対応策
感受性が強い部分を最大限活用して、論理的に淡々と説明するのではなく、感情で訴えかけるのがベストです。「このままでは終わってしまう」、「もっとこのプロダクトをよりよくしたい」などを合間に挟むと良いでしょう。あとは周囲の影響が大きく、その場の参加者の雰囲気や多数決で決まることも多いため、反対意見を作らないように持っていくことも重要です。

◆Dタイプ:冒険人

□特徴
直感や革新的な思考を持っており、独自性やチャレンジングな企画だと一気に食いつくことがあります。リスクよりも得られる期待効果を重要視する傾向が強く、堅実人とは真逆に位置するタイプです。
協調力に欠けるタイプが多い印象で、社内政治も得意ではないため、承認者として出てくることは私の周辺では少ないです。逆に突き抜けていて周囲の影響力が巨大なのも冒険人なので、出てきたら真っ先に抑えるようにしましょう。

□対応策
どれだけ興味を引く内容を持っていくかによります。初回フェーズの具体的な話を長々とするよりも、ゴールの後の未来の話に重点を置いて時間を割くようにしたいです。一回食いついてもらえると、多少実施手順や内容が甘くても良い方向に転ぶことが多い印象を受けます。

周辺のサンプル数が少ないですが、基本的には保守的な考え方は少ないため、とりあえずやってみようとなることも多い反面、論理的にきっちり組み立てられた内容でも、直感で却下されるケースも多いので多少運の要素も絡みます。

まずはコンセプト部分だけ軽い相談ベースで持ち掛けて事前に感触を伺うようなリスク回避も必要に応じて取ると良いでしょう。

一発勝負前提で進める

一度NGになると、2度目以降はマイナスからのスタートになり、細かいところまでツッコまれはじめて最終的には無しになる、もしくは通すための労力が雪だるま式に増えていきます。

そうならないためにもターゲットの選定からタイプに応じた企画の作成、根回しを始めとした事前準備は重要でありトータルコストは少なくすることが出来ます。

まとめ

本記事では資料の作成テクニックではなく、考え方の部分を中心に記載しました。承認者は限られた時間の中でインプットされた情報をもとに結論を迫られるため、事前準備はきっちりと行い、お互いにとって価値のある時間にしましょう。


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