仕事が山のようにあり常に時間がない、残業が常態化しておりプライベートに割く時間が取れないと悩んでいる方は多いのではないでしょうか？
常に何かに追われているように感じてストレスを抱えている状態かもしれません。
上記の状態で睡眠を削ったり、趣味の時間を減らして時間を割り当てることはあまり有効ではありません。
無理して与えられている様々なタスクをこなそうとすることで更にストレスが増加する状態にあり目標達成の動機も失われていき、最終的にバーンアウト（燃え尽き症候群）となる危険性もあります。
仕事およびプライベートのタスク量をコントロールすることは難しいかもしれませんが、いくつかのテクニックを使い時間単位の生産性を上げることで限られた時間でタスクをこなすテクニックを紹介できればと思います。
優先順位をつける
タスクに優先順位をつけることは真っ先に実施するタスクです。
忙しいからといって、目の前の期日に追われているタスクを優先したり、すぐに対応できるものから場当たり的に取り組んでいくことは大変危険です。
まず初めに大前提として使える時間と与えられたタスクに対する必要な時間が一致しているという前提はありません。むしろ大きくズレていることがほとんどです。
上司も全メンバの状況を事細かく把握してアサインすることは困難であり、上記のバランスがズレている場合も多くあります。そういった場面できっちりリスク回避をしていくことが必要です。
まず必要なこととして、以下を意識して優先順をつけていくようにしましょう。
１．優先順位をつける
２．優先度の高いものから実施する
３．期限を守れないものは分かったタイミングで相談する
上記の流れで実施しておくとXXXをXX日までに実施する必要がありYYYが間に合わないと伝えることもできます。更にきっちりスケジューリングされていることで代案の日付を提示することも可能です。
また予定された作業をその日に完了することで達成感を得ることができ、翌日以降の生産性も向上することが出来ます。
キャパオーバの状態でコミットしない
よくありがちなのが以下のケースです。これは個人にもチームにも当てはまる内容です。
１．自分のキャパオーバの仕事を請け負う
２．残業等で無理に完了まで持っていく
３．上司は２のパフォーマンスをベースに次の仕事を割り当ててくる
時には無理して終わらせることも重要ですが、常に100％の力を出さないようにしましょう。
常に100％の力を出している場合、100%より下のパフォーマンスに下げることが出来ず、上からは常に100%のパフォーマンスが求められます。当然自身のパフォーマンスを急激にあげることはできないため、時間で解決するようになり結果残業が常態化します。
ここでの対策も優先順位の話と同じく無理と分かったタイミングで上司に相談することです。与えられたタスクをきっちりスケジュール通りに期待される品質であげることが一番重要です。
結果多少断る状況であっても、スケジュール含めた品質が不安定な状態より評価を受けることが出来ます。
ここでも上司は自分のパフォーマンスやタスク量を正確に判断していない前提で考えることが必要です。個人のパフォーマンス評価は難しく、得てして相対的な評価になることが多いです。
そういった場合でも下がったタイミングで悪い印象を与えるより、平常時は70%ほどの仕事をこなしつつ必要な場面で100%のパフォーマンスを発揮し、相対的な良い印象を与えることが評価の面でもプラスになります。
権限移譲する、タスクを他者に振る
自分以外の人でも出来るタスクは積極的に振っていく、振れるように行動していきましょう。この行動には自分・他者ともに大きなメリットがあります。
・自分しか出来ない価値の高いタスク or プライベートに時間を使うことが出来る
・自分が成長できる領域に対して時間を使う比率が増える
また自分しか出来ないタスクの場合でも、意識して他者に任せていくことが必要です。目の前の時間だけを考えると自分で実施するよりも多くの時間はかかってしまいますが、次回より任せることが出来る領域が増えていきます。
また他者から見ても学ぶ場面が増え、チーム全体の生産性も上げることが出来ます。
そのためには周囲の同僚のスキルセットや状況を常に把握しておく必要があります。
睡眠・休憩はきっちり取る
時間を増やそうとして睡眠を削ったり昼休憩にも仕事することは逆効果です。
ストレスや疲労が蓄積され結果的に生産性を下げることになります。
睡眠はどんなに忙しくてもきっちり7時間は取り、昼休憩や仕事の合間に適度に休息を取るようにしましょう。
疲れやストレスから解放されることもありますが、新しいアイデアが閃いたり、リフレッシュすることで思い込みが外れて詰まっていた部分が解決することもあります。
まとめ
本記事を参考にしていただき、仕事に関わらずプライベートの時間や成長できる時間、評価されるタスクに取り組む時間など価値の高い時間を増やしていくようにしましょう。