仕事中も含め、仕事が終わってから使える時間は限られています。
もしあなたが副業を考えている、実践している場合はより短い時間でより多くのことを成し遂げることが必要になってきます。
また短期間でアウトプットを出すコツを見つけることで、時間をコントロールできるようになり、更に全体のアウトプットが増加していきます。
ここでは短期的の生産性を向上させ、よく直面する典型的な注意散漫を取り除くために必要ないくつかの考え方を紹介します。
普段育児やアルバイト、学業に追われており使える時間が限られている方にも有効です。
短時間での成果が重要である考え方とは
テクニック論よりも、まず意識を変えることが必要です。そのために２つ重要な考え方があります。
全員平等に24時間である
どんなにお金持ちだったり才能に優れている人でも、全員共通に24時間割り当てられています。つまり同じ24時間をどう過ごすかが非常に重要となってきます。
1日の過ごし方が少し周りより上回ることで、1年・10年となると雪だるま式に差が開いていき2極化していきます。社会人時点でもそうですし、入社後3年ほどで差が開いている場面を見る機会も多いと思います。
そのためまず時間は平等であり過ごし方を変えることは非常に重要であることを意識することが大事です。
パーキンソンの法則を意識する
パーキンソンの法則は様々な観点の考え方がありますが、今回の題材にあてはめて話すと「仕事は完了までに利用できる時間を埋めるために拡大する」となります。
つまり本来40分で終わるタスクも1時間でセットしてしまうと無意識に1時間で終わるように取り組んでしまうことを指しています。
まず上記のような法則があることを理解すること、そして応用することが大事です。
逆に考えると上記の例であれば30分でセットすることで30分の意識で仕事に取り組むようになります。そのため次から記載している「計画を立てる」際には、ある程度ストレッチな目標設定をするようにしてください。
短時間でより多くのことを達成するための方法論
計画を立てる
物事を成し遂げるには、適切なタイミングで実行できるように、邪魔が入らないように準備することが必要です。
まずは1年の目標を組み立てた後に、逆算して今後3か月以内に達成したい目標を書き留め、月ごと、週ごと、日ごとに分けます。
そこから、曜日ごとにタスクリストを作成し、そこで実行する必要があるものに優先順位を付けていきましょう。
また重要なのは日単位の計画を立てる際に休憩時間を設けるようにします。1時間に10分程度設けるのが理想です。
休みすぎでは？と思うかもしれませんが、適切な休憩を取り入れることで、次のステップの時間も集中力を高められる状態で取り組むことが出来ます。
逆に昼休みは無駄だと思いますので、会社から1時間与えられているからと目的無く休むのは止めましょう。一気に1時間取るよりはこまめに10分休憩を取るほうが効果的です。
また作成した計画を誰かと共有する事も効果的です。自分以外の人にコミットすることで更に終わらせようとする意識が高まります。
よく朝会を実施するチームも増えていますが、自分が立てている計画を共有するという意味では重要な時間だと考えています。
タスクに対して優先度をつける
よほど実施作業を理解し集中力を維持できる人でない限り、計画したタスク通りに完了することは少ないです。冒頭話した通り多少ストレッチな目標にすることで尚更達成率は下がってきます。
そういった場合に計画タスク内から取捨選択することが必要になりますが、その時に残タスクの優先度がフラットになっている場合、どれを捨てたらいいのか判断できません。
またタスク完了に追われている状態では判断力が欠けており間違った選択をすることも増えてくるため、極力事前に優先順位をつけることをお勧めします。
慣れてくると午前のタスクが終わりきれなかった場合でも、柔軟に午後のタスクを組み替えて集中力を保ちつつ作業に取り組むことが出来るようになります。
ここで焦って目の前のタスクから片付けようとしてしまう、時間に頼って残業時間に取り組むのは最悪です。癖になるので控えましょう。
余程緊急性が高くない限り、終わらなかった理由を振り返り翌日以降に生かしていくことが大事です。次項で説明します。
1日の最後に振り返りを行う
予定通り進捗しているか、進捗していない場合は何が原因かを確認するためのCheckのタイミングも設けるようにしましょう。
例えば毎晩タスクリストを確認し、完了したすべての項目にチェックを入れます。チェックが入らなかった項目については、翌日のタスクリストを作成し、今日達成していないすべてを追加します。
そもそも終わらなかった原因を知ることで次に繋げることが出来るようになります。
- 集中力が欠けており、予定していた時間内に終えることが出来なかった
- 集中力を乱す原因はなに？取り除く作業が必要ではないか
- 想定外で時間を取られる作業が発生してしまった
- 邪魔を排除する取り組みを行う。もしくは発生しない時間帯に作業を置く
- もともと予定していた時間内で終わるボリュームではなかった
- 想定外の内容は何だったかを考える
特に3点目が最重要で終わらなかった原因を考えて次の見積もりに生かすことで更に質の高いスケジュールを立てることが出来るようになります。
そのためスケジュールを立てただけで満足せず、実行から振り返りまでがセットで必要です。更に極力サイクルを細かく回すことが有効なので、なるべく毎日のサイクルで実施しましょう。
そして朝起きたら、前日の積み残しタスクに加えて本日の実施タスクを書き込んで当日の計画に移っていきます。
スマホを触れない環境に置く
意識散漫の代表的なものとして、ソーシャルメディアサイトが挙げられます。時間泥棒かつ得られる情報も大きくはないためすぐに止めましょう。
まずはスマホの類を引き出しにしまいます。人間アクションが1つ増えることで頻度は一気に下がります。
次にウェブサイトやメールからの通知がONになっている場合はすぐにOFFにしましょう。1分1秒を争う通知はありません。（そういった事態の場合は別手段でコンタクトを取りに来ます）
例えばメールなどはメールチェックの時間を設けることで他のタスク時間は一切見ないような取り組みも効果的です。
考え方としてタスクの切り替えを極力少なくするという点があります。タスクの切り替えには時間と集中力ともにオーバヘッドとなるため、メールチェックなどの毎日のサイクルに組み込まざるをえないタスクは回数を決めておきましょう。例えば1日に5回など。
ちなみにSNSを始めとするソーシャルメディアサイトはいかに注意を引いて小まめにチェックさせるかだけを考えて設計されています。つまりつい見てしまう＝思い通りに動かされている状態となっています。
繰り返し作業は自動化する
最近、急激な発展を遂げているRPAを始めとして自動化の流れが急速に高まっています。
全ての作業において自動化できるかどうかを検討します。自動化できる場合、自動化までにかかる時間と有効期間のコスパを考えて有効な場合が良い場合はすぐにでも自動化すべきです。
これは単純に時間節約に繋がる面もありますが、1つのタスクがほぼ無くなることにより重要なタスクだけに多くの時間を集中できるようになります。（マルチタスクから脱却）
全てが大掛かりなプログラミングを必要としたり、製品を導入する必要があるものではありません。細かい部分だと、メールの自動応答や各種Botの活用など。設定だけで出来るものも沢山あります。
こういった機能やツールを知ることはリターンが上回るものが多いので、ある程度の時間を確保してインプットする時間にあててもよいかもしれません。
別な効果として把握している作業を繰り返し実施する時間よりも自動化するための対応を考えている、実行している時間のほうが遥かに自身の成長に繋がると考えています。
自動化が難しいものはアウトソーシングするのも一つの考え方です。ここでも大事なポイントとしてコストを取り戻せるかだけで考えないことです。
更に自分の時間を価値のある時間に向けるために利用すると考えましょう。
作業内容を再利用できるようにしておく
自動化できない場合でも普段実施している作業は繰り返し利用できるように標準化、テンプレート化しておきましょう。
例えば企画書や議事録等のドキュメント標準化を実施します。エンジニアの場合はスニペット化する、手順を残す、良く使うコマンドを残すなどは典型的な再利用可です。
良く使うTODOリストのフォーマットを残しておく、初めて実施する作業の場合はチェックリストを一緒に作成するなど少し意識するだけで次に繋がる情報となります。
更に発展させることで新しいメンバーへの教育にあたるタスクや提案タスクにも適用することが可能です。
mtgや対面での話は最低限にする
大半のmtgは対面でなくても解決できる、目的が明確でないことがほとんどです。目的を確認して明確になっていなければ辞退しましょう。説明責任はmtg開催者側にあります。
実施する必要がある場合も事前にドキュメントを連携してもらいアジェンダを明確し最短で終わらせるようにしましょう。
自らの時間に対する意識が強くなると自然と相手の時間を無駄にしない意識も生まれてきます。自然と自分からmtg開催するときも同じ観点で取り組めるようになるはずです。
なかなかmtg辞退のような周りと外れた行動をするのが難しいですが、ある程度論理的な理由を持って行動することで周囲の賛同者が増え理解を示してもらえるようになります。1回やってみると遥かに自分のメリットを感じられるはずなので、まずは1回行動してみましょう。
特に定例と名のついたMTGは意味のない確率が高いので、無くなったらどういうデメリットがあるだろうと考えてみるのも良いかもしれません。
集中できる時間を把握する
自分の集中できる時間を探しましょう。生活リズムは全員異なります。自分にとって一番集中できる時間と集中できない時間を見つけることが重要です。
これは毎日の振り返りを通すことで、すぐに得られる気づきです。
自分の集中できる時間帯を知っておくことで、例えば集中できる時間に新規のタスクに取り組んだり、新しい発想が必要なタスクに取り組む、集中できない時間帯は慣れているタスクやメールチェックなどに利用するなどに繋げられるようになります。思いきって休息に充てるのも良い選択です。
まとめ
以下まとめになります。全てを一気にやるのは難しいですが、まずは意識を変えるところから取り組んでみてください。
- 時間は平等であり、過ごし方が他者との差になること
- 計画を立てて振り返ること、ストレッチな目標とすること
- 改善サイクルを最低毎日繰り返すこと
- タスクに取り組む時間を有効化するためには事前準備が重要
- 未来の自分が楽になるための取り組みを常に考えること